Como fazer reuniões de trabalho mais produtivas?

Há quem julgue as reuniões de trabalho como uma perda de tempo e de produtividade nas corporações, porém, quando bem executadas por todos os envolvidos elas se tornam uma ferramenta importante para o bom andamento dos projetos. Presente na agenda de compromissos de boa parte dos profissionais, as reuniões de equipe têm suas razões para acontecer, por isso não devem ser menosprezadas. Além disso, elas trazem vantagens valiosas aos profissionais, pois proporcionam o ambiente ideal para a troca de ideias e sugestões acerca de um determinado assunto, abrindo espaço para que todos os participantes possam contribuir expondo suas opiniões. Dessa forma, as reuniões geram outro benefício: elas permitem que as decisões se descentralizem e se tornem mais colaborativas, atingindo resultados de forma mais rápida e eficaz. Assim, no fim todos saem ganhando – os gestores, os profissionais e a empresa. No entanto, para que sejam sempre proveitosas, as reuniões não precisam ser longas e desgastantes. Ao contrário, é possível aproveitar o tempo desses encontros de forma breve. Basta não perder o foco e manter o grupo motivado do começo ao fim. Mas, de que forma isso é possível? “O segredo está no planejamento e na preparação. Uma forma inteligente de garantir que saia tudo conforme planejado é compartilhar a pauta da reunião, antecipadamente, com os integrantes. O que surgir de novidade não deverá ser prioridade”, explica Antônio Carlos Soares, especialista em produtividade e CEO da Runrun.it, plataforma brasileira de gestão de tarefas, tempo e produtividade. Segundo o especialista, o primeiro passo para ter êxito em uma reunião de trabalho é identificar se ela realmente é necessária. Questionamentos como “qual o objetivo da reunião?” e “por que ela foi marcada?” ajudam muito a definir sua necessidade. “Apenas convoque um encontro corporativo se identificar elementos suficientes de que ele será produtivo”, orienta Soares. Outra sugestão é fazer um roteiro com os assuntos que serão abordados, definir quais informações você espera ouvir de cada participante e, por último, definir quanto tempo vai durar a reunião, marcando e respeitando o seu horário de início e de término, para não atrapalhar a agenda dos demais. E o mais importante: solicite a todos que desliguem celulares e demais aparelhos de comunicação; afinal, o foco deve estar no tema que será discutido durante o encontro. Manter a objetividade e a atenção e não se desviar dos tópicos principais certamente tornará suas reuniões mais eficientes em um curto período de tempo.