Você é do time que acha que existem reuniões que poderiam ter sido um e-mail? Alguns profissionais pensam dessa forma, quando percebem que o encontro foi marcado para comunicar algo simples, mas que se alonga com falas sem fundamento. Reuniões de trabalho têm que ter um objetivo claro, tanto para quem convoca quanto para os convocados. Sem isso, correm o risco de serem improdutivas.
As reuniões podem acontecer entre duas ou mais pessoas, dependendo do que será abordado. O que faz esse encontro ser produtivo é o foco na pauta a ser abordada. Por outro lado, alguns desses encontros acabam fugindo do escopo e tirando a importância daquilo a que se propõe.
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Já vi em algumas situações chefes convocarem reuniões apenas para reafirmarem a sua autoridade, o que faz com que se transformem em algo contraproducente para o ambiente de trabalho. As reuniões, para que sejam produtivas, precisam ter uma pauta clara e saber o ponto de partida e onde se quer chegar com aquele encontro, caso contrário o seu condutor e os convocados vão se perder “no caminho”.
Quando isso acontece, a reunião cria aquela sensação de que não termina nunca e de que não havia sentido algum para aquele encontro. Uma reunião de trabalho deve ser feita para comunicar mudanças, buscar soluções, dar e receber feedback. Lembrando que a gestão de tempo é importante de acordo com o objetivo.
Já vi alguns gestores criarem metodologias para otimizarem o tempo em reuniões, como por exemplo: fazê-la em pé. Isso acontece, principalmente, quando é um comunicado simples que não precisa de agendamentos. Dessa maneira evita desgastes e interrupções desnecessárias.
Veja 03 dicas para conduzir e participar de reuniões no trabalho:
01 – Se você é quem convoca, saiba se posicionar com uma pauta clara e conduza de uma maneira que atinja seu objetivo naquele encontro. Deixe claro se a reunião é colaborativa ou se tem caráter informativo. Em caso de comunicados simples, faça-o pelos canais de comunicação oficiais da empresa.
02 – Se você é o convocado. Esteja com ouvidos abertos para escutar e se tiver alguma dúvida relacionada ao assunto colocado, pergunte. Não vá embora sem entender. Se tem algo a acrescentar, participe! Mas mantenha a objetividade.
03 – Para uma reunião com caráter colaborativo, encoraje as pessoas a falarem durante uma reunião. Muitos não se expressam por medo ou timidez.
Reuniões muito longas tendem a perder o foco do que se propõe. O foco na pauta, a comunicação clara e objetiva e a gestão de tempo são essenciais para que esses encontros aconteçam de forma produtiva.
